La gestion de l’accueil téléphonique des patients explique tous les détails sur l’accueil téléphonique médical, les rendez-vous, les antécédents du patient, les soins, les progrès du patient et les médicaments. Si elle est faite correctement, les suites aideront le médecin quant à l’exactitude du traitement. Une fois cette phase maîtrisée, la gestion agenda médical en ligne joue un rôle important dans le domaine du secrétariat téléphonique médical.
La disposition et l’organisation du bureau de votre secrétaire médical dédiée pour accueillir les clients doivent correspondre le mieux pour elle et pour le bon fonctionnement de la pratique. Cependant, vous devez lui donner tout ce dont elle a besoin pour mener à bien son rôle dans la réception d’appels entrants. L’équipement doit fonctionner ou être réparé ou remplacé dès que possible. Des stocks d’articles essentiels tels que des cahiers, des stylos et des crayons doivent être maintenus.
Explorons comment réussir la gestion de l’accueil téléphonique des patients qui est l’un des aspects les plus importants dans l’acquisition de nouveaux clients.
Être cohérente et concise avec votre message d’accueil avec le sourire
Utilisez une salutation courte et amicale qui consiste à :
1. s’adresser au patient ;
2. vous présenter ;
3. présenter ainsi votre télésecrétariat médical ;
4. demander comment vous pouvez l’aider.
Par exemple : « Bonjour, vous avez contacté Serenity, c’est Christina qui parle. Comment puis-je vous aider? » Dans ce court accueil téléphonique personnalisé, vous avez fait savoir au client qu’il était arrivé au bon endroit, vous vous êtes présenté et vous l’avez mis à l’aise.
Croyez-le ou non, mais lorsque vous êtes au téléphone, votre ton de voix transmet presque 90 % de votre sens. Par conséquent, votre nouveau patient potentiel décidera si oui ou non votre centre d’expertise en télésecrétariat médical est un endroit chaleureux et accueillant. Ce résultat dépendra beaucoup de votre sourire et professionnalisme.
Ne pas interrompre un client et soyez bien informé
Parfois, lorsqu’un patient souffre, il peut prendre du temps pour expliquer ses symptômes, mais il est essentiel de ne pas l’interrompre. Votre patient a besoin de se sentir entendu et valorisé. Pour cela, investissez dans une formation en réception d’appels entrants. Cela va assurer que votre télésecrétaire médicale les écoute tout en les faisant avancer dans la prise de rendez-vous en ligne de leur consultation initiale afin qu’ils puissent commencer leur traitement.
Choisir où se faire soigner est une décision importante. Il est donc essentiel de pouvoir maîtriser la prise en charge des demandes des patients et de savoir répondre à toutes leurs questions. Vous pouvez créer une feuille de rappel pratique à garder près du téléphone qui comprend les heures d’ouverture du centre d’expertise en télésecrétariat médical, les personnels traitants et toutes autres informations pertinentes.
Répondre à chaque appel
Nous aurions probablement dû mentionner cela avant, mais une télésecrétaire médicale dédiée doit être disponible pour répondre au téléphone. Un patient qui souffre ne va tout simplement pas laisser un message; et attendre que vous le rappeliez. Il va passer à l’entreprise de télésecrétariat suivante sur sa liste.
Chaque appel que vous manquez est une occasion ratée dans l’acquisition de nouveaux clients. En effet, la gestion des appels entrants s’avère être compliquée. C’est pourquoi nous vous recommandons d’utiliser Callibri. Vous avez la possibilité de laisser un message dans un répondeur personnalisé avec cette plateforme de prise de rendez-vous en ligne.
Si votre entreprise de télésecrétariat souffre d’une mauvaise gestion de client médical; essayez de mettre en œuvre les conseils ci-dessus. Serenity, un télésecrétariat téléphonique médical à Madagascar pratique ces stratégies et se démarque des concurrents.
